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Les photocopieurs sont à mon avis, l’invention la plus géniale de notre temps. Vous l’aurez remarqué que je fais une attention particulière aux cartouches d’encre. Et bien sûr, sans le photocopieur je ne vois pas l’utilité de cartouche.

Comme je vous le dis, cette invention n’est pas seulement belle, mais elle est aussi très utile. Chaque bureau en a besoin et maintenant, même les foyers s’emparent de cette technologie.

Et si vous avez envie d’acheter votre propre photocopieur, vous devez préparer un budget. Mais pour que l’investissement soit rentable, voici quelques conseils.

Le choix du modèle

Si vous avez envie d’acheter un photocopieur pour la maison ou pour un service qui ne nécessite pas plus de 700 copies tous les mois, optez pour un modèle de bureau. Ce dernier coûte moins cher et est aussi plus simple que les types de modèle assez imposant. Comme je n’ai pas plus de conseils pour ce genre d’utilisation, je centrerai mon article sur les photocopieurs de bureau à partir d’ici.

Pour faire un bon choix, vous devez prendre connaissance des notions de base. C’est vrai qu’il y a encore peu de modèles de photocopieurs, vous n’aurez donc pas de difficulté à trouver celui qui vous convient.

Les photocopieurs laser sont plus rapides et surtout moins chers, contrairement aux photocopieurs à jet d’encre qui ne conviennent pas aux grandes entreprises. Les photocopieurs numériques sont plus pratiques que les photocopieurs analogues. Et les photocopieurs couleur sont plus chers, mais plus fragiles que les photocopieurs noir et blanc.

Aujourd’hui, les photocopieurs possèdent tous des fonctions multiples. Ce n’est donc pas rare de voir une photocopieuse avec une fonction imprimante, scan et fax. Avant de vous lancer dans l’achat de ce type de matériel, évaluez bien le pour et le contre. Par exemple, le prix d’une machine tout-en-un est plus avantageux que d’acheter plusieurs machines. Mais si vous avez un grand service, il est impératif d’utiliser des machines différentes pour chaque utilisation afin de gagner du temps.

Vous devez également choisir un photocopieur qui répond à vos besoins. De cette manière, vous pourrez éviter de dépenser plus que vous ne le devez, vous aurez un gain de temps et surtout vous réduisez les fréquences de fonctionnements défectueux. Vous devez donc estimer précisément votre volume de copies mensuelles. Pour ce faire, référez-vous au nombre de productions de copies record. Vous pouvez également calculer la moyenne de copies que vous faites mensuellement.

Il est également nécessaire de connaitre la vitesse de production du photocopieur. Pourquoi ? Car les photocopieurs qui ont un fonctionnement lent auront tendance à être plus défectueux. Vous devez donc trouver un bon équilibre entre la vitesse de production ainsi que l’état du photocopieur. Pour les petits bureaux (ou pour la maison), ce sera un modèle effectuant 11 à 20 copies par minute. Pour les petits services faisant 6000 copies par mois, ce sera un modèle effectuant 21 à 30 copies par minute. Pour les grands services, 45 à 69 copies par minute. Et enfin les services ayant besoin d’une production extrême, 70 à 90 copies par minute.

La plupart des modèles de photocopieurs trient automatiquement les documents qui ont plusieurs pages. Toutefois, certains d’entre eux intègrent la fonction finisseur. Pour ces derniers, vous devez vérifier le nombre de bacs, leur capacité et la possibilité d’agrafer ou de perforer automatiquement.

Avant de prendre une décision, vous devez achever vos recherches en répondant à ces questions : est-ce que vous aurez la possibilité de faire une impression recto verso ? À quel niveau le photocopieur peut-il réduire et élargir un document ? S’il y a des documents aux dimensions non standards, est-ce que le photocopieur le supportera ? Est-ce que le modèle possède un Raster Image Processor ?

L’accord d’achat et de service

Si vous avez besoin d’un copieur pour un court terme, vous pouvez opter pour la location. Les termes de ce contrat sont assez simples : vous devez payer une certaine somme d’argent tous les mois, puis vous devez retourner le copieur lorsque vous aurez fini de l’utiliser. Mais, cette option n’est pas vraiment la plus avantageuse en termes de dépenses, donc, n’optez pas pour cette alternative, sauf si vous avez une hausse soudaine de besoins en production de copies.

Si vous tombez sur une offre abordable, il vaut mieux faire un achat. Mais faites en sorte d’investir suffisamment d’argent. De cette manière, vous pouvez être sûr de pouvoir utiliser le copieur pendant un long moment. Si vos fonds sont complets, cette tactique a deux grands avantages : vous aurez la possibilité d’amortir la dépense en une année fiscale, vous ne serez pas coincé dans un contrat de location.

Vous pouvez aussi entreprendre d’acheter un copieur d’occasion. D’habitude ces derniers coûtent 1/5 e du prix d’un nouveau copieur. Cette alternative est particulièrement recommandée si vous êtes sur le point de lancer une nouvelle affaire et que vous ne savez pas exactement le volume de copie dont vous aurez besoin. Toutefois, vous devez bien vous renseigner sur le nombre de documents déjà produits par la machine.

Pour une location, assurez-vous d’avoir bien lu les termes du contrat. En effet, la location est une limite commune entre l’achat et la rente. Vous devez payer un tarif mensuel pour pouvoir utiliser le copieur sur une durée de deux ans. Quand vient cette période, vous pouvez décider si vous achetez ou non ce modèle. Une fois que vous aurez signé ce contrat, vous aurez beaucoup de mal à le résilier. Vous devez donc lire rigoureusement tous les termes de l’accord.

Afin d’économiser plus d’argent, je vous conseille également de signer un accord de prestation de service à part, soit le crédit-bail est les services offerts. Avant de vraiment signer, vérifier bien certains détails : le coût de service par copie, le coût mensuel minimum, les services de dépannage urgents (surtout si vos bureaux ouvrent en dehors d’heures de travail habituelles).

Pour tout type d’achat, vous devez toujours faire en sorte de travailler avec une société de confiance et qui œuvre depuis longtemps dans le domaine. Pour en être sûr, vous pouvez demander des témoignages et des avis auprès des internautes ou encore auprès des sociétés qui ont déjà des photocopieurs.

Faites aussi en sorte de toujours sécuriser le système de connexion au réseau d’imprimante pour pouvoir bloquer les accès que vous n’avez pas autorisés au préalable.